Kwaliteitseisen

Kwaliteitsreglement NBPM (versie 08/11/2015)

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Accountant : de deskundige vermeld in artikel 393 lid 1, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, het derhalve een registeraccountant of een
accountants-administratieconsulent;
b. Accountantsverklaring : een samenstellings-, beoordelings- of controleverklaring over de jaarrekening;
c. Bestuur : het bestuur van de NBPM;
d. Curator : een natuurlijke persoon die als zodanig door de kantonrechter
middels een formele beschikking is benoemd, voor zover het de immateriële taken van de curator betreft;
e. Deskundige : de deskundige vermeld in artikel 12 van het Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren;
f. Dossier : het geheel van vastgelegde gegevens van de cliënt of betrekking hebbend op de cliënt;
g. Lid    
    definitief- : een natuurlijke persoon welke voldoet aan de lidmaatschapseisen en is ingeschreven in het ledenregister;
    aspirant- : een natuurlijke persoon welke zich als lid heeft aangemeld en voldoet aan de lidmaatschapseisen zoals vermeld in het toetredingsreglement, echter nog niet heeft deelgenomen aan het verplichte scholingsdagdeel van de NBPM. een aspirant lid moet binnen 12 maanden na aanmelding deelnemen aan het scholingsdagdeel van de NBPM alvorens te kunnen worden ingeschreven in het ledenregister;
h. Mentor : een natuurlijke persoon die als zodanig door de kantonrechter middels een formele beschikking is benoemd:
i. NBPM : Nederlandse Beroepsvereniging  Professionele Mentoren.
j. Opzegtermijn : de opzegtermijn van vier weken conform artikel 5 van de Statuten;
j. Website : de officiële website van de Beroepsvereniging: www.nbpm.nl.

Reikwijdte

  1. Waar in dit kwaliteitsreglement NBPM wordt gesproken over “Lid” worden daaronder de aspirant en definitieve leden verstaan, tenzij anders vermeld.
  2. Waar in dit kwaliteitsreglement NBPM wordt gesproken over ”mentor” wordt daaronder verstaan de mentor en curator als natuurlijk persoon.
  3. Waar in dit kwaliteitsreglement wordt gesproken over “stukken”, “bescheiden” of “dossiers” worden zowel fysieke als digitale documenten bedoeld, tenzij anders vermeld.

KWALITEITSEISEN

Eisen aan de mentor

 

Artikel 1              Verklaring omtrent gedrag

  1. Elk lid dient over een Verklaring Omtrent Gedrag te beschikken van maximaal vijf jaar oud.
  2. Een verklaring als bedoeld in het eerste lid mag op het tijdstip van aanvang van de werkzaamheden niet ouder zijn dan drie maanden.
  3. De verklaring zoals bedoeld in het eerste lid betreft de Verklaring Omtrent Gedrag van hemzelf afgegeven voor de volgende functieaspecten 45: zorg voor welzijn van mens en dier

 

Artikel 2          Opleiding, werkervaring en permanente educatie

  1. Voor leden geldt dat zij minimaal een passende, afgeronde beroepsopleiding op MBO4 niveau in de zorg of welzijnssector moeten hebben én dienen te beschikken over 3 jaar relevante werkervaring in het werkveld van zorg of welzijn én tenminste van 3 cliënten mentor dienen te zijn
  2. Elk lid onderhoudt en ontwikkelt voor het mentorschap van belang zijnde kennis en vaardigheden, door ten minste jaarlijks een bijscholings- of trainingsactiviteit te volgen.
  3. De invulling en de kwaliteit van de bijscholings- en trainingsactiviteit is de eigen verantwoordelijkheid van het lid, maar dient wel te kunnen worden aangetoond.

 

Artikel 3          Verklaring handelingsbekwaamheid
Met het lidmaatschap van de NBPM verklaart elk lid dat:

  • hij niet handelingsonbekwaam is;
  • hij niet onder beschermingsbewind staat;
  • hij niet onder mentorschap is gesteld;
  • hij niet in staat van surseance van betaling verkeert;
  • hij niet in staat van faillissement verkeert;
  • hij niet een direct betrokken of behandelend hulpverlener is van de persoon waarvan hij mentor dan wel curator is, dan wel de taken van een dergelijke hulpverlener uitoefent;
  • hij niet behoort tot de leiding of tot het personeel van de instelling waar de onder mentorschap gestelde wordt verzorgd of die aan de onder mentorschap gestelde begeleiding geeft;
  • hij de gedragscode van de NBPM voor een goed mentor onderschrijft en volgens deze gedragscode zal handelen.

Eisen aan de omgang met de onder mentorschap gestelde


Artikel 4          Ethisch handelen en gedragscode

 

  1. Elk lid gaat bij de taakvervulling van mentor uit van de levensovertuiging, godsdienstige gezindheid en culturele achtergrond van de cliënt en bevordert, waar mogelijk, de zelfredzaamheid van cliënt;
  2. Elk lid onderschrijft de gedragscode van de NBPM van een goed mentor en handelt volgens deze gedragscode

 

Artikel 5          Afspraken over werkwijze, contact en bereikbaarheid

  1. Het lid stelt, zo mogelijk in overleg met de onder mentorschap gestelde, het doel van mentorschap vast, de wederzijdse afspraken om dat doel te bereiken, en wat de mentor en cliënt van elkaar mogen verwachten. Dit wordt vastgelegd in een document (Plan van Aanpak/ Mentorschapsplan);
  2. Het lid dient te beschikken over een post- en e-mailadres.;
  3. Het lid dient minimaal op vier dagen per week op kenbare tijden telefonisch bereikbaar te zijn voor cliënten;
  4. Het lid heeft tenminste tweemaandelijks contact met cliënt, tenzij de cliënt geen contact met mentor wenst of daartoe niet in staat is;
  5. Het lid dient binnen twee werkdagen te reageren op e-mail en voice-mail berichten van cliënten;
  6. Het lid voorziet buiten de werkdagen in zijn bereikbaarheid voor noodgevallen

 

Artikel 6          Continuïteit

  1. Het lid zorgt voor vervanging tijdens zijn afwezigheid. Deze persoon dient in staat en bevoegd te zijn om de reguliere taken over te nemen.
  2. In geval van kortdurende afwezigheid (bijvoorbeeld in geval van ziekte), zorgt het lid ervoor dat de continuïteit van de werkzaamheden gewaarborgd is.
  3. De vervanging in dit artikel dient vastgelegd te worden dan wel vermeld te worden in het Plan van Aanpak / Mentorschapsplan

 

Artikel 7          Klachtenregeling

  1. Het lid heeft een klachtenregeling, welke minimaal bevat:
    • wie een klacht kan indienen;
    • op welke wijze dit dient te geschieden;
    • op welke wijze het lid een klacht afhandelt;
    • de maximale termijn van zes weken waarbinnen een klacht wordt afgehandeld;
    • het vervolg bij een gegronde klacht;
    • de mogelijkheden voor de klager bij een ongegrond verklaarde klacht;
  2. Het lid draagt zorg voor de registratie van klachten.
  3. Het lid handelt klachten af onder strikte geheimhouding en bewaakt de privacy van de klagers in (jaar)verslaglegging.

 

Eisen omtrent bedrijfsvoering


Artikel 8          Interne organisatie

 

  1. Elk lid heeft een beschrijving van volgende werkprocessen:
    • Aanmelding en intakeprocedure
    • Uitvoering;
    • Beëindiging;
    • Financiële en administratieve organisatie, en in voorkomende geval
    • ondersteuning
    • en werkt overeenkomstig de beschreven processen;
  2. Elk lid heeft waarborgen ingebouwd voor:
    • vastlegging en uitvoering van gemaakte afspraken (Plan van Aanpak / Mentorschapsplan)
    • betrouwbaarheid en continuïteit van de gegevensverwerking
    • continuïteit van de werkzaamheden in geval van ziekte of uitval (conform art. 5 en art. 6)
    • het voldoen aan de in artikel 4 gestelde omgangseisen en werkt in overeenstemming daarmee.
  3. Elk lid zorgt ervoor dat hij voldoende in staat is om eventuele door hem of  door een persoon door wie hij zijn taken uitoefent veroorzaakte schade van de cliënt te vergoeden, bijvoorbeeld door het hebben afgesloten van een verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid die een voldoende jaarlijkse dekking biedt tegen schadegevallen. Voor de hoogte van de beroepsaansprakelijkheid verwijzen wij naar het NBA accountantsprotocol, waarin aanbevolen wordt de dekking van de verzekering minimaal op € 500.000 per gebeurtenis vast te stellen.
  4. Elk lid heeft voorzieningen getroffen om fysieke en digitale gegevens te reconstrueren. Bijvoorbeeld door het extern opslaan van een back-up met de digitale gegevens.

 

Artikel 9          Dossiervorming

  1. Elk lid zorgt er voor dat dossiers actueel zijn zodat op elk gewenst moment een getrouw beeld gegeven kan worden van de situatie van de cliënt.
  2. De dossiers hebben een overzichtelijke en vaste indeling.
  3. Elk lid draagt er zorg voor dat een dossier minimaal de navolgende stukken bevat:
    • Een, zo mogelijk door de cliënt,  ondertekend document (Plan van Aanpak / Mentorschapsplan) naar aanleiding van het intakegesprek waarin het doel van mentorschap, de wederzijdse afspraken om dat doel te bereiken en wederzijdse verwachtingen zijn vastgelegd conform artikel 5, lid 1. Wanneer dit document niet door cliënt kan worden ondertekend, wordt in het dossier de reden hiervan vastgelegd;
    • De beschikking van de rechtbank waarbij het mentoraat is uitgesproken
    • Een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de cliënt;
    • De beschikbare documenten die de verzorging, verpleging, behandeling en begeleiding van de cliënt betreffen;
  4. Elk lid dient op elk moment het aantal dossiers dat hij in behandeling heeft, inzichtelijk te hebben
  5. Elk lid heeft de processen zo gewaarborgd dat termijnen niet worden overschreden.
  6. Indien termijnen gesteld door de rechtbank zijn overschreden, dient in het dossier de reden hiervan en het uitstelverzoek aan de rechtbank te zijn vastgelegd.

 

Artikel 10        Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)

  1. Elk lid moet aantoonbaar de verwerking van persoonsgegevens gemeld hebben bij het College bescherming persoonsgegevens in het kader van de WBP.
  2. Elk lid moet voldoen aan de vereisten gesteld in de WBP.

 

Artikel 11        Overname dossiers van NBPM lid

  1. De beoogde mentor (NBPM-lid) dient voorafgaand aan het in behandeling nemen van de aanvraag mentorschap, te informeren of het lopende mentorschap wordt uitgevoerd door een mede NBPM-lid.
  2. In geval zich een situatie voordoet als bedoeld in lid 1 neemt de beoogde mentor contact op met het mede lid om te bespreken waarom cliënt van mentor wenst te veranderen.
  3. Een NBPM lid verleent slechts medewerking aan overname van een dossier van een mede lid als wordt voldaan aan tenminste één van de twee hierna genoemde voorwaarden:
    • De huidige mentor stemt in met dit verzoek;
    • Het gaat om een verzoek van de rechtbank;
  4. Indien het daadwerkelijk tot een dossierovername komt, verleent de gewezen mentor zijn volledige medewerking aan de overdracht. De terugtredende mentor stelt alles in het werk om de overdracht voor de rechthebbende zo snel mogelijk en zonder schade voor de rechthebbende te laten verlopen.
  5. Met het lidmaatschap van de NBPM verklaart elk lid zich bereid en naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid in staat om cliënten van andere leden over te nemen, wanneer bijvoorbeeld de NBPM of kantonrechter dit verzoekt.

 

Artikel 12        Belangen cliënt/beroepsvereniging/sector

  1. Elk lid betrekt bij haar interne besluitvorming en het vaststellen van beleid tevens de belangen van cliënten, de beroepsvereniging en/of de sector als geheel en onthoudt zich van iedere gedraging die deze belangen zou kunnen schaden.
  2. Bij twijfel omtrent de betrokkenheid van de belangen van de beroepsvereniging en/of de sector, raadpleegt het lid uit eigen beweging en vooraf het bestuur omtrent zijn standpunt in het betreffende geval.
  3. Het lid stelt zich terughoudend op bij onderlinge overname van dossiers van NBPM-leden.
    Actief werven onder cliënten van mede NBPM-leden is niet toegestaan.

 

Artikel 13        Beëindiging door opzegging, opheffing of nieuwe mentor

  1. Indien een dossier eindigt door opzegging, opheffing of benoeming van een opvolgend mentor neemt het lid binnen 2 weken contact op met de cliënt dan wel de opvolgend mentor om afspraken te maken over de overdracht.
  2. Indien er geen sprake is van opvolgend mentorschap, stelt het lid alle betrokken instanties schriftelijk op de hoogte van de beëindiging van zijn bevoegdheid en vermeldt waar correspondentie naar toe dient te worden gestuurd.
  3. Het lid verschaft binnen een maand aan de cliënt, dan wel de opvolgend mentor, een lijst van alle instanties waarmee de cliënt te maken heeft en de relevante onderliggende stukken.
  4. Indien bovenstaande termijnen zijn overschreden, dient in het dossier de reden hiervan en indien van toepassing het uitstelverzoek aan de rechtbank te zijn vastgelegd.
  5. Het lid is niet verplicht het complete dossier aan de cliënt over te dragen.

 

Artikel 14        Beëindiging door overlijden

Indien een dossier eindigt door overlijden van de cliënt:

  • doet de mentor hiervan mededeling aan de rechtbank en aan de beschermingsbewindvoerder indien van toepassing
  • maakt de mentor de eindrapportage op en stuurt dit naar de rechtbank

 

Artikel 15        Bewaartermijn dossier

Elk lid neemt na de beëindiging van het mentorschap een bewaartermijn van minimaal vijf jaar in acht voor het papieren of het digitale dossier.

 

Artikel 16        Rapportering over Kwaliteitsonderzoek

  1.  Bij een negatieve beoordeling, indien niet benoemdbaar geacht of ontslag door het Landelijk Kwaliteitsbureau CBM, wordt het lidmaatschap van de NBPM automatisch beëindigd.

 

Artikel 17        Bezwaar tegen besluit bestuur

Tegen een besluit van het bestuur, genomen op basis van dit kwaliteitsreglement, kan schriftelijk beroep worden aangetekend. Dit bezwaar wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering besproken.

 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 18        Bindendheid

Ieder lid conformeert zich vanaf het moment van aanmelding aan de bepalingen van dit Kwaliteitsreglement.

 

Artikel 19        Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin dit kwaliteitsreglement niet voorziet, beslist het bestuur naar redelijkheid en billijkheid.

 

Artikel 20        Wijziging

Het wijzigen van dit kwaliteitsreglement is voorbehouden aan de Algemene Ledenvergadering.

 

Artikel 21        Inwerkingtreding

Het reglement is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van 6 november 2015 en voor het eerst in werking getreden op 1 januari 2016. Het gewijzigde reglement treedt voor is in werking getreden op 1 juni 2017. Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van 19 mei 2017

 

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over de beroepsvereniging?